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Politiques sur les conférences

Normes de comportement approprié pendant les conférences: Code de conduite pour les conférences

Le présent Code de conduite pour les conférences vise à prévenir les incidents de harcèlement, de discrimination et de violence, ainsi qu’à maintenir un discours scientifique de la grande qualité à laquelle on s’attend des conférences appuyées par Science Atlantique. Les organisateurs de conférences appuyées par Science Atlantique s’engagent à offrir un environnement de conférence sécuritaire, inclusif et productif qui favorise un dialogue ouvert et l’échange d’idées scientifiques de même que l’égalité des chances et du traitement pour tous les participants, et qui est exempt de harcèlement et de discrimination. Les participants acceptent de s’efforcer de maintenir un environnement exempt de harcèlement, même s’ils ne contrôlent pas le comportement des tierces parties. Tous les organisateurs, participants, invités, bénévoles, exposants, conférenciers, membres et employés de Science Atlantique, et toutes autres personnes présentes, doivent adhérer au présent Code de conduite peu importe le lieu de la conférence, y compris aux activités auxiliaires et rassemblements sociaux officiels et non officiels.

Comportement inacceptable

Voici quelques exemples (non exhaustifs) de comportement inacceptable :

  • Langage ou gestes d’intimidation, de harcèlement, d’abus, de discrimination, de dénigrement ou de rabaissement par un participant
  • Images ou commentaires oraux ou écrits nocifs ou nuisibles, entre autres sur la race, la langue, les croyances religieuses, la couleur, l’identité ou l’expression de genre, une incapacité mentale ou physique, le sexe, l’état matrimonial, la scolarité, les origines, l’ethnicité, l’âge, le lieu d’origine, la situation familiale, la source de revenu, l’état d’assisté social, l’orientation sexuelle, l’identité autochtone, ou l’état de personne graciée ou dont le casier judiciaire est suspendu
  • Utilisation inappropriée ou gratuite de nudité, ou d’images sexuelles ou stéréotypées dans un espace public (y compris dans une diapositive)
  • Intimidation, traque ou poursuite délibérée
  • Perturbation soutenue d’allocutions ou d’autres activités
  • Attention ou contact importun et non sollicité
  • Agression physique (y compris tout toucher ou tripotage importun)
  • Menace réelle ou implicite de blessures physiques
  • Menace réelle ou implicite de dommages professionnels ou financiers

Les représailles à la suite du signalement d’un comportement inacceptable constituent une infraction au présent Code de conduite. Le faux signalement d’un comportement inacceptable constitue une infraction au présent Code de conduite. Les organisateurs de conférences de même que le conseil et les employés de Science Atlantique se réservent le droit d’appliquer le présent Code de conduite au besoin.

Toute personne commettant une infraction au Code de conduite peut :

  1. se faire demander de mettre fin à son comportement et être avisée que tout autre signalement entraînera des sanctions plus sévères;
  2. être expulsée de la conférence (sans remboursement) ou de la propriété de l’établissement hôte;
  3. se voir interdire l’accès à d’autres conférences pendant une période déterminée ou indéterminée;
  4. se faire annuler son adhésion à l’une ou à l’ensemble des sociétés partenaires participant à la conférence;
  5. être tenue responsable des mesures prises par rapport à l’infraction par une notification à son employeur ou à son établissement d’attache.

Procédure de signalement d’une infraction au Code de conduite

Si vous faites l’objet, ou remarquez que quelqu’un fait l’objet, d’un comportement allant à l’encontre du présent Code de conduite, communiquez immédiatement avec un des organisateurs de la conférence. Toutes les plaintes sont traitées sérieusement et toute intervention connexe est effectuée rapidement. Tous les signalements sont confidentiels.

Si possible, fournissez les renseignements suivants, idéalement par écrit :

  • Renseignements identificatoires (nom ou information sur le porte-nom, apparence) du participant harceleur
  • Comportement en infraction
  • Heure approximative du comportement (si différente de l’heure du signalement)
  • Circonstances entourant l’incident
  • Autres personnes impliquées ou témoins de l’incident

Toute personne qui fait l’objet ou est témoin d’un comportement posant une menace immédiate ou grave à la sécurité publique ou constituant un acte criminel doit faire le 9-1-1. Tout témoin d’un acte criminel potentiel doit également prendre les mesures nécessaires pour assurer sa propre sécurité.

Les organisateurs de conférences, les établissements hôtes et Science Atlantique ne doivent être tenus responsables d’aucun comportement diffamatoire, insultant ou illégal de la part de participants aux conférences, ni d’aucune blessure et d’aucun vol ou dommage quel qu’il soit subi par les participants aux conférences ou en lien avec celles-ci.

En s’inscrivant et en assistant à une conférence, chaque participant reconnaît avoir lu le présent avis d’exonération de responsabilité et décharge expressément les organisations participantes et les membres de leur conseil d’administration, leurs agents et leurs employés de toute responsabilité en lien avec la conférence.

Approbation : Octobre 2018
Mise à jour : Novembre 2020

Politique sur l’équité, la diversité et l’inclusion

Science Atlantique reconnaît que la diversité et l’inclusion sont des principes fondamentaux. Sur le plan organisationnel, Science Atlantique s’efforce de favoriser la participation d’une communauté inclusive et diversifiée reflétée par la composition de son conseil et de ses comités, et la sélection des conférenciers invités, jurys des présentations et lauréats des prix étudiants.

Science Atlantique soutient plus particulièrement les organisateurs dans l’invitation de conférenciers de qualité à ses activités, et incite fortement les organisateurs à tenir compte de la diversité des conférenciers invités, y compris, sans s’y limiter, de facteurs comme la race, les croyances religieuses, la couleur, l’identité ou l’expression de genre, une incapacité mentale ou physique, le sexe, l’état matrimonial, la scolarité, les origines, l’ethnicité, l’âge, le lieu d’origine, la situation familiale, la source de revenu, l’état d’assisté social, l’orientation sexuelle, l’identité autochtone, ou l’état de personne graciée ou dont le casier judiciaire est suspendu.

Par la présente Politique sur l’équité, la diversité et l’inclusion, nous espérons inspirer tous les scientifiques en herbe à mener des recherches et une carrière en STIM (science, technologie, ingénierie et mathématiques).

Approbation : Novembre 2015
Mises à jour : Mars 2018 et novembre 2020

Politique sur le bilinguisme

Science Atlantique s’engage à veiller à ce que l’organisation et ses membres s’efforcent de fournir leurs communications en anglais et en français.

Les organisateurs de conférences sont invités à respecter les lignes directrices en matière de langues qui suivent de sorte que tous les étudiants puissent profiter pleinement de leur participation :

  • À toutes les conférences, les étudiants sont invités à faire leur présentation dans la langue officielle de leur choix.
  • Dans la mesure du possible, au moins un membre francophone doit faire partie des jurys.
  • Des formulaires de présentation et d’évaluation des affiches de qualité comparable doivent être fournis en anglais et en français.
  • Des efforts raisonnables doivent être déployés afin de traduire l’information logistique, comme les directions pour se rendre aux conférences et les renseignements sur l’hébergement et le tourisme.
  • Lorsque le budget le permet, les livrets et le matériel promotionnel des conférences, comme les épinglettes et t-shirts, doivent être traduits.


Pour d’autres lignes directrices, consultez la
Politique sur la traduction.

Approbation : Septembre 2008 
Mises à jour : Avril 2013, avril 2018 et novembre 2020 

Politique sur la consommation d’alcool

Science Atlantique n’approuve pas les rassemblements étudiants où la consommation d’alcool est une activité prédominante. Cela comprend, sans s’y limiter, les « tournées de pubs ».

Le financement des conférences pour étudiants versé par Science Atlantique ne doit pas servir à promouvoir ou coordonner de telles activités ou à en payer les coûts. Le nom « Science Atlantique » ne doit pas être associé à de telles activités, y compris par le port de porte-noms ou de vêtements arborant le logo de Science Atlantique. De telles activités ne doivent pas être publicisées sur les sites Web de Science Atlantique ni dans le matériel de conférence de Science Atlantique.

Les étudiants peuvent, de leur propre gré, organiser de telles activités sans l’égide de Science Atlantique. Tout étudiant ou membre de Science Atlantique qui décide de participer à de telles activités organisées par les étudiants le fait à sa propre discrétion, et non sous l’égide de Science Atlantique.

Approbation : Avril 2002
Mises à jour : Avril 2013 et avril 2018

Politique sur le paiement des droits d’inscription et l’annulation

Paiement

Les droits doivent être payés au complet à l’inscription. Veuillez consulter l’information relative à l’inscription pour les directives de paiement des droits d’inscription. Un reçu est émis pour tous les paiements reçus.

 

Annulation

Si vous ne pouvez pas assister à la conférence pour une raison ou l’autre, vous devez en aviser les organisateurs par courriel, au plus tard une semaine avant la conférence. Si vous aviez payé les droits d’inscription, ils vous seront remboursés dans les 60 jours suivant la conférence.

En cas d’annulation moins d’une semaine avant la conférence, vous devez payer les droits d’inscription AU COMPLET afin de couvrir les coûts engagés par les organisateurs pour vos repas et votre matériel. Vous devez payer les droits d’inscription au complet, même si vous ne les avez pas payés avant l’annulation. Si vous avez déjà payé, aucun remboursement n’est effectué.


Transferts d’inscription

Si vous le souhaitez, vous pouvez transférer votre inscription à une personne qui n’est pas déjà inscrite. Ce transfert doit être fait par courriel aux organisateurs au moins quatre jours avant la conférence. Le courriel doit comprendre l’information relative à votre inscription de même que le nom et les coordonnées de la personne qui assistera à la conférence à votre place.

Toute dérogation accordée à la présente politique est à la discrétion des organisateurs de conférences, en consultation avec la directrice générale de Science Atlantique.

Approbation : Avril 2013
Mise à jour : Mars 2018

Politique de divulgation de renseignements sur les participants et lauréats de prix

Science Atlantique présente les participants aux conférences et lauréats de prix à ses conférences annuelles pour étudiants en ligne de même que dans des publications écrites disponibles en ligne. La majorité des personnes qui voient ce matériel sont des universitaires, administrateurs d’universités et étudiants du Canada atlantique, ainsi que des personnes intéressées par les sciences et leur enseignement.

En vous inscrivant et en assistant à des conférences, vous acceptez ce qui suit en ce qui a trait aux utilisations potentielles de vos renseignements et photos :

  1. Dans le cas des photos prises pour Science Atlantique, j’accorde à Science Atlantique :

  • les droits relatifs aux photos de moi et l’autorisation de les utiliser à des fins de promotion, de marketing et d’enseignement;
  • l’autorisation de m’identifier par mon nom, mon établissement d’enseignement, mon programme d’étude et tout autre renseignement semblable.

      2. De plus, au cas où je remporte un prix, j’accorde à Science Atlantique :

  • l’autorisation de divulguer mon nom, mon établissement d’enseignement, le titre de ma présentation, mon précis, mes coordonnées et ma photo aux commanditaires du prix à des fins administratives;
  • l’autorisation d’annoncer que j’ai remporté le prix sur le site Web de Science Atlantique et dans son matériel, y compris, sans s’y limiter, des bulletins, des rapports, des dépliants, des présentations multimédias et l’annuaire des prix étudiants de Science Atlantique.


Remarque : Si vous n’autorisez pas le partage de vos photos ou renseignements liés aux prix avec les commanditaires des prix ou Science Atlantique
, vous devez communiquer avec l’organisateur de la conférence et transmettre votre refus à conferences@scienceatlantic.ca avant le début de la conférence.

Approbation : Avril 2013
Mise à jour : Mars 2018

Philosophie de soutien aux étudiants